Les logiciels se dirigent vers le cloud, et c’est une bonne chose, non ? Bien qu’il puisse y avoir plus de solutions logicielles hébergées pour la gestion des pratiques des cabinets d’avocats que jamais auparavant, il y a encore beaucoup de cabinets d’avocats solos/petits indécis quant à l’opportunité de faire le saut dans le cloud computing.
Il y a une hausse constante de la migration vers le cloud, et 31% des avocats interrogés utilisent des services basés sur le cloud, soit une augmentation de 10% par rapport à l’année précédente.
Avantages de l’informatique en nuage
Il existe plusieurs façons de s’engager dans l’informatique en nuage ; probablement, vous l’êtes déjà si vous jouez à des jeux à partir de l’App store, si vous téléchargez ou écoutez de la musique en ligne, ou si vous avez un compte de messagerie avec Google ou Yahoo!
Du point de vue de la commodité pour les cabinets d’avocats, l’informatique en nuage pour les logiciels de gestion de cabinet permet une variété de gains d’efficacité en matière de productivité, de formation, de gestion du temps, de saisie de la facturation et de planification. Sans compter que le fait d’avoir un expert en informatique à bord 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 qui se concentre sur la gestion des corrections de bogues et des mises à jour logicielles est certainement une raison assez solide pour explorer les avantages du logiciel en tant que service (SaaS) plus tôt que plus tard.
Les petits cabinets d’avocats qui dépendent déjà des logiciels hébergés sur le Web réalisent des avantages immédiats tels que la reprise après sinistre, la sauvegarde quotidienne des données, les fichiers partagés, l’accessibilité facile, l’abordabilité et la moindre dépendance à l’égard de l’informatique.
Pour réaliser les avantages dans votre cabinet, envisagez de vous abonner à un logiciel de gestion de cabinet dans le cloud. Lorsque vous le faites, assurez-vous de prêter une attention particulière à l’accord de niveau de service (SLA). Les fournisseurs qui s’adressent aux cabinets d’avocats savent que la confidentialité et la sécurité sont les deux facteurs les plus importants d’un logiciel de gestion de cabinet. Passez en revue le SLA pour connaître les bases concernant la migration des données, la propriété, ce qui se passe en cas de violation, l’emplacement des données et le cryptage, pour n’en citer que quelques-unes.
Autres considérations sur les logiciels basés sur le cloud
Sécurité. Lorsqu’un logiciel est hébergé sur des serveurs externes dans le cloud, quelqu’un accorde une attention 24/7 à la sécurité des données. Les entrepôts de données doivent être situés aux États-Unis et construits conformément aux spécifications. Demandez si des équipes de sécurité tierces surveillent et patrouillent physiquement l’installation physique.
Les logiciels de détection des intrusions et de protection contre les virus sont importants pour tout entrepôt de données hors site. Il y a eu des millions de cyberattaques dans le monde.
Lorsqu’un petit cabinet ou un cabinet solo pratique le droit, il n’a pas le temps de gérer la cybersécurité. C’est l’une des principales raisons de choisir un logiciel de gestion de cabinet dans le cloud, les experts s’occuperont de la violation des données pour vous.
Intégrité des données. Avec un logiciel hébergé, l’utilisateur n’a plus à se soucier des installations et du déploiement. La dernière version du logiciel est installée et mise à jour « automatiquement ». En outre, les bogues disparaissent fréquemment, souvent à l’insu des utilisateurs. Des sauvegardes nocturnes des données ont lieu, et quelle que soit la fréquence de récupération, de téléchargement, de chargement ou d’archivage des documents, l’intégrité des données reste toujours intacte.
Accessibilité. L’accès aux données et aux logiciels doit avoir « un prix ». Cela signifie que l’accès facile n’est pas accordé. Des restrictions devraient être imposées aux utilisateurs et chaque employé disposera d’identifiants de sécurité appropriés avec une surveillance étroite.
Sécurité des données. Les dernières technologies en matière de sécurité des données doivent inclure le cryptage avec les mêmes normes que celles utilisées par les banques et les courtiers (cryptage 256 bits) avec des certificats SSL utilisés pour les données en transit. Comprenez les certifications du fournisseur hébergé et assurez-vous que ces certificats de sécurité sont à jour.
Énergie et climat. L’électricité peut être une réflexion après coup lorsqu’il s’agit d’entrepôts de données ; cependant, l’alimentation électrique des serveurs, le contrôle climatique et l’extinction des incendies sont extrêmement importants. Ces facteurs contribuent à la qualité du temps de montée pour la récupération des données et les utilisateurs ne devraient pas être incommodés si la sous-station fournissant l’électricité n’est pas à proximité de l’usine physique.
